कोई भी व्यवसाय या परियोजना एक आसान सर्वेक्षण या प्रश्नोत्तरी का उपयोग कर सकती है, जिसे आप आसानी से Google फ़ॉर्म के साथ कर सकते हैं। आपको केवल यह तय करना है कि डिजिटल दस्तावेज़ किस बारे में है और फिर इसे कुछ चरणों में लिखें।
अपने विकल्पों को नेविगेट करने से लेकर तत्वों को सम्मिलित करने तक, Google फ़ॉर्म बनाने के तरीके के बारे में एक विस्तृत मार्गदर्शिका यहां दी गई है। जितना अधिक आप सॉफ्टवेयर को जानेंगे, उतनी ही तेजी से आप इसका उपयोग कर पाएंगे। और यह आपके शस्त्रागार में एक अच्छा उपकरण है।
1. एक नया फॉर्म शुरू करें
मुख्य Google प्रपत्र पृष्ठ पर, उस दस्तावेज़ के प्रकार पर क्लिक करें जिसे आप बनाना चाहते हैं। आरएसवीपी, फीडबैक, ऑर्डर और संपर्क जानकारी फ़ॉर्म सहित प्रीमियर विकल्पों की एक विशाल श्रृंखला है। आप उनमें से किसी का भी चयन कर सकते हैं और अपनी परियोजना में फिट होने के लिए परिवर्तन कर सकते हैं।
वैकल्पिक रूप से, एक खाली फॉर्म के लिए जाएं। यह आपको अपने दस्तावेज़ को खरोंच से एक साथ रखने देता है। इसे ठीक से प्राप्त करने में अधिक समय और योजनाएँ लगती हैं, लेकिन आप निश्चित रूप से कुछ अनोखा कर सकते हैं।
2. अपने Google फॉर्म को नाम दें और उसका वर्णन करें
एक खाली फॉर्म शुरू करने के बाद, आपको पहले दो विवरणों की आवश्यकता होगी शीर्षक और विवरण। आप उन्हें बाद में भर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि वे स्पष्ट और संक्षिप्त हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक Google प्रश्नावली बना रहे हैं, तो आप समझा सकते हैं कि यह किस लिए है और क्या ध्यान में रखना है। अपनी दूरस्थ टीम से अपडेट मांगते समय, आप विभिन्न विभागों के कर्मचारियों को आगे के निर्देश दे सकते हैं।
3. अपने प्रश्न सेट करें
यह वह जगह है जहाँ आपकी योजना महत्वपूर्ण है। क्या आप बहुविकल्पी फॉर्म से खुश हैं, या आप इसके बजाय प्राप्तकर्ता स्वयं को स्वतंत्र रूप से व्यक्त करेंगे? आप छोटे और लंबे उत्तर, चेकबॉक्स और लाइनियल स्केल, फ़ाइल अपलोड आदि के लिए पूछ सकते हैं।
सबसे पहले, अपना प्रश्न टाइप करें या इसे पिछले फॉर्म से आयात करें। फिर, प्राप्तकर्ताओं को इसका उत्तर कैसे देना चाहिए, यह चुनने के लिए प्रश्न फ़ील्ड के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू का चयन करें। अधिक प्रश्न जोड़ने के लिए, अपने फ़ॉर्म के दाहिने टूलबार से प्लस आइकन पर क्लिक करें।
अपने फॉर्म को छोटा रखना याद रखें। लोगों के पास आपके दिमाग में हर बात का जवाब देने के लिए समय या धैर्य नहीं है, इसलिए या तो अधिकतम 10 प्रश्नों पर टिके रहें या उनके आवश्यक बटनों को सक्रिय करके उन्हें निर्दिष्ट करें जिनकी आपको निश्चित रूप से आवश्यकता है।
4. मल्टीमीडिया जोड़ें
इमेज और वीडियो आपके फॉर्म को और आकर्षक बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी विशिष्ट प्रश्न को चित्र से सुशोभित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपने विकल्पों को देखने के लिए प्रश्न फ़ील्ड और उत्तर मेनू के बीच छवि जोड़ें आइकन पर क्लिक करें।
आपके उपकरण, कैमरा, URL, Google ड्राइव और Google छवियां उपलब्ध स्रोतों के रूप में, इस विभाग में बहुत लचीलापन है। अपने साइडबार पर छवि आइकन चुनकर, आप प्रश्नों के बीच फ़ोटो और इन्फोग्राफिक्स भी शामिल कर सकते हैं।
उसके तहत, आपको वीडियो जोड़ें आइकन भी मिलेगा। यह आपको URL या YouTube की लाइब्रेरी के माध्यम से फ़ुटेज लाने देता है।
5. शीर्षक और अनुभाग जोड़ें
आप साइडबार से उपलब्ध दो और सुविधाओं के साथ फ़ॉर्म को और विभाजित कर सकते हैं। सबसे पहले, यदि आपके पास चर्चा करने के लिए कई विषय हैं, तो उन्हें अतिरिक्त शीर्षक और विवरण के साथ परिभाषित करें।
दूसरे, अनुभागों का उपयोग करने पर विचार करें, विशेष रूप से एक लंबा Google फ़ॉर्म बनाने की योजना बनाते समय। यदि आप अपने मौजूदा क्षेत्रों में से किसी एक का चयन करते हैं और अनुभाग जोड़ें आइकन पर क्लिक करते हैं, तो वह फ़ील्ड और इसके ऊपर की कोई भी चीज़ अनुभाग 1 के रूप में वर्गीकृत की जाएगी। इसके बाद अनुभाग 2 स्वचालित रूप से प्रारंभ हो जाएगा।
प्रत्येक अनुभाग के नीचे, आपको एक ड्रॉप-डाउन मेनू मिलेगा, जहां आप उपयोगकर्ताओं को बता सकते हैं कि इसे पूरा करने के बाद क्या करना है। वे अगले अनुभाग में जा सकते हैं, दूसरे अनुभाग पर जा सकते हैं, या फ़ॉर्म जमा कर सकते हैं।
6. अपनी थीम को अनुकूलित करें
आपके Google फ़ॉर्म को यथासंभव आकर्षक बनाने के लिए आपके पास अन्य उपकरण हैं। मुख्य पृष्ठ के शीर्ष पर, आपको कस्टमाइज़ थीम आइकन मिलेगा। उस पर क्लिक करें, और एक नया साइडबार हेडर छवि जोड़ने और दस्तावेज़ के रंग और फ़ॉन्ट को बदलने की पेशकश करेगा।
आपके द्वारा चुनी गई छवि के आधार पर, संपादक स्वचालित रूप से प्रपत्र और उसकी पृष्ठभूमि के लिए मेल खाने वाले रंगों का सुझाव देगा, लेकिन केवल पहला तत्व ही आपको एक कस्टम रंग चुनने देता है। फोंट भी चार विकल्पों तक ही सीमित हैं। हालाँकि, हर चीज़ का बुद्धिमानी से उपयोग करें, और आप हर बार मूल रूप तैयार कर सकते हैं।
7. अपने प्रतिक्रिया विकल्प सेट करें
Google फ़ॉर्म को पूरा करना और उन्हें वापस करना उतना ही आसान है जितना कि उन्हें बनाना। इससे भी बेहतर, सिस्टम उन्हें एक ही स्थान पर इकट्ठा कर सकता है, जब तक कि प्रतिक्रियाएँ स्वीकार करना टॉगल चालू रहता है। सुनिश्चित करें कि यह दस्तावेज़ भेजने से पहले है।
आपके पास Google फ़ॉर्म को पत्रक के साथ एकीकृत करने का विकल्प भी है। चाहे आप किसी नई या मौजूदा स्प्रैडशीट का उपयोग करें, यह आपके फ़ॉर्म के प्रश्नों को कॉलम में बदल देगा ताकि प्राप्तकर्ताओं के जवाबों को एकत्रित करते ही प्रदर्शित किया जा सके।
तीन बिंदुओं वाले अधिक आइकन के माध्यम से खेलने के लिए अतिरिक्त सुविधाएं हैं। प्रतिक्रिया आने पर आप ईमेल अलर्ट प्राप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप उन्हें डाउनलोड और प्रिंट कर सकते हैं, साथ ही उनकी स्प्रैडशीट से अनलिंक भी कर सकते हैं।
8. अपनी सेटिंग्स समायोजित करें
एक बार जब आप यह जान लेते हैं कि Google दस्तावेज़ फ़ॉर्म को अपनी पसंद के अनुसार कैसे बनाया जाए, तो आपको इसके प्रदर्शन को ठीक करना चाहिए। पृष्ठ के शीर्ष पर सेटिंग आइकन पर क्लिक करें, और आपको तीन टैब वाली एक विंडो मिलेगी: सामान्य, प्रस्तुति और प्रश्नोत्तरी।
आप कई अन्य विकल्पों में से भी चुन सकते हैं, जैसे उत्तरदाताओं के ईमेल एकत्र करना या उन्हें अपना सबमिशन संपादित करने की अनुमति देना। इसके अतिरिक्त, आप एक प्रगति पट्टी और एक पुष्टिकरण संदेश प्रदर्शित कर सकते हैं।
यदि आप फ़ॉर्म को एक प्रश्नोत्तरी बनाना चाहते हैं, तो इसे यहां सत्यापित करें, और प्रत्येक प्रश्न आपको इसे अंक और प्रतिक्रिया प्रदान करने देगा। परीक्षा देने वाले लोग तुरंत या आपके द्वारा उनके उत्तरों की समीक्षा करने के बाद अपने अंक देख सकते हैं। आप बिंदु मान और उत्तर भी प्रकट कर सकते हैं, सही और गलत दोनों।
9. अपने फॉर्म का पूर्वावलोकन करें
Google प्रपत्र डिज़ाइनरों के लिए अंतिम और आवश्यक चरण दस्तावेज़ को प्राप्तकर्ता के रूप में देखना है। बस पूर्वावलोकन आइकन पर क्लिक करें, और आपका ब्राउज़र एक नया टैब खोलेगा, जो आपको अंतिम रूप प्रदान करेगा।
यह निरीक्षण करने का आपका मौका है कि सब कुछ कैसा दिखता है और कैसे काम करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रश्न, बिंदु मान और समग्र लेआउट समझ में आता है, अपना स्वयं का Google प्रश्नावली या प्रश्नोत्तरी लें। आगे बढ़ें और यह देखने के लिए पूर्वावलोकन फॉर्म जमा करें कि क्या यह प्रक्रिया भी अच्छी तरह से काम करती है।
10. अपना फॉर्म भेजें
जब फॉर्म वितरित करने का समय हो, तो भेजें बटन पर क्लिक करें। आप इसे ईमेल, लिंक, एम्बेडेड एचटीएमएल, फेसबुक और ट्विटर के माध्यम से साझा कर सकते हैं। अपनी इच्छित विधि चुनें और दस्तावेज़ भेजने से पहले आवश्यक फ़ील्ड भरें।
जबकि आप अपने सहयोगियों को यहां शामिल कर सकते हैं, यह कुछ ऐसा है जिसे आप बहुत जल्द कर सकते हैं। आपको मेनू में वह विकल्प मिलेगा जो मुख्य पृष्ठ पर अधिक आइकन से नीचे आता है।
